Excel 2010 – Andmete valideerimine

Andmete valideerimine

Andmete valideerimise idee seisneb selles, et saame

märgistada andmed, mis ei vasta soovitule
piirata kasutaja võimalusi ja lubada sisestada ainult kindla sisuga andmeid. Näiteks arvude vahemik, kuupäev, kindel loend jne

Valideerimisel pea meeles, et igale lahtrile saad lisada ainult ühe tingimuse ning võimalik kasutada koos lehe kaitsmisega.

Valideerimisringid

Alustan siinkohal valideerimist tagant ettepoole. Tahan näidata seda, et kui andmed on juba sisestatud, siis valideerimisel Excel vigastest andmetest ise teada ei anna. Kasutan järgmist tabelit:

Märgistan ära ‘Kuupäev’ veeru ja valin menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid…

See avab valideerimise akna, millest räägime kohe pikemalt. Aga teeme sellised valikud:

Luba: Kuupäev
Andmed: väiksem kui
Lõpukuupäev: 1.06.2016

See tähendab, et antud vahemikku lubame ainult kuupäevad pärast 1.06.2016.

Kui vajutad OK, ei toimu just kui midagi. Selleks, et näha, millised andmed ei vasta kriteeriumile vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Märgi vigased andmed ringiga

Ringide eemaldamiseks vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Eemalda valideerimisringid

Lahtrite valideerimine

Vaatame nüüd täpsemalt, milliseid piiranguid saame kasutajatele lisada. Nagu eelpool mainisime saame aktiivsetele lahtritele lisada valideerimise Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid… kaudu.

Valideerimine koosneb kolmest osast:

Sätted
Sisestusteade
Veateade

Sätted

Kõige olulisem on Sätted osa, kus me reaalselt saame määrata, millised andmed on lubatud:

Täisarv – võimaldab kasutajal sisestada ainult täisarve
Kümnendmurd – võimaldab kasutajal sisestada ainult murdarve
Loend – piirab kasutaja valikud loendis märgitud elementidega
Kuupäev – võimaldab kasutajal sisestada teatud tingimusel kuupäevasid
Aeg – võimaldab kasutajal sisestada ainult kellaaegasid
Teksti pikkus – piirab sisestatava teksti tähemärkide arvu
Kohandatud – piirangute seadmine valemite abil

Vastavalt lubamisele saate valida täpsemad seadistused (Andmed). Ei hakka neid lahti kirjutama, sest tekstid ütlevad väga täpselt, kuidas piirangut seada.

Sisestusteade

Et kasutaja ei peaks ära arvama, millised tingimused olete lahtritele seadnud, siis on hea vihjed kirja panna. Selleks liigu sakileSisestusteade ja lisa teksid

Nüüd kui kasutaja aktiveerib lahtri, siis kuvatakse vastav vihje.

Veateade

Viimane sakk, Veateade, määrab kuidas käitutakse valesti sisestatud andmetega.

Stopp – valesid andmeid ei lubata sisestada. Kasutajale antakse võimalus proovida uuesti või loobuda
Hoiatus – kasutajat hoiatatakse valesti sisestatud andmete eest ning antakse valida jah/ei/loobu. Kui kasutaja soovib jätkata, siis valesti sisestatud andmeid ei kustutata
Teave – selle valiku puhul kasutajat lihtsalt teavitatakse valesti sisestud andmetest

Valideerimise eemaldamine

Nii Sisestusteate ja Veateate puhul linnukese eemaldamisel teateid ei kuvata.

Valideerimise eemaldamiseks märgista soovitud lahtrid ning vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid… ning avanenud aknast Tühjenda kõik

Valideerimise näited – LOEND

Loendi tegemiseks pead loendi elemendid eraldi kirja panema.

Seejärel saad kasutada lahtrite vahemikku või sellele antud nime.

Ja kui nüüd klikkida valideeritud lahtrile siis kuvatakse loend ja kasutaja ei saa muud lisada.

Et kasutaja loendit muuta ei saaks, siis vähemkriitliste failide puhul kirjuta see kuhugi kaugele lahtritesse ja tähtsamate failide puhul kaitse seda parooliga.

Valideerimise näited – TÄISARV

Lihtsalt täisarvude lisamine probleeme ei tohiks tekitada. Huvitavamaks muudab valideerimise see, et on võimalik kasutada ka valemeid – seame piirangud juba kuskil lahtrites olevate miinimum ja maksimum andmete põhjal