Hulgikirjad (Harjutus 14)

Mõiste ja ideed

Hulgikirjaks võib olla mistahes dokument, mida on vaja saata paljudele kontaktidele. Idee seisneb selles, et kirja sisu on laias laastus sama, vahetuvad ainult kliendi andmed. Iga hulgikirja aluseks on kaks dokumenti:

  • alusdokument põhisisuga, mis on kõigil sarnane
  • andmeallikas ehk andmed või andmebaas, mis lisatakse kirjale automaatselt. Näiteks kontaktid, kliendid vms

hulgikiri

Hulgikirja (Mail Merge) abil saad luua näiteks:

  • Kutsed
  • Diplomid ja tänukirjad
  • Hinnetelehed
  • Arved
  • Palgalipikud
  • Eripakkumised
  • Nimesildid
  • jne

Alusdokumendi loomine

Alusdokument on põhidokument, mida soovid, et kõik kasutajad näeks ühtemoodi. Võtame näiteks teatise, mida oleks vaja koostööpartneritele saata.

Ja nagu dokumendisst näha, on adressaadi koht jäänud kirjakooste jaoks tühjaks.

Andmeallikas

Kui alusdokument on olemas, siis oleks vaja andmeid, kellele dokument saata. Andmeallikaks võivad olla tabelitöötluse failid (Calc, Excel), tekstifailid, andmebaasi failid (MySQL, ODBC, Adabas, Access), CSV jt. Minul on näiteks Exceli fail saja kliendiga.

Hulgikirja loomine

Kogu hulgikirja loomine algab Postitused>Alusta kirjakoostet:

  • Kirjad – kõikvõimalikud dokumendid, mida soovid saata hulgi. Diplom, kiri, arve jne. Iga dokument salvestatakse eraldi lehele.
  • Meilisõnumid – loo ja saada hulgi email
  • Ümbrikud – eraldi mõeldud ümbrikute loomiseks
  • Sildid – eraldi mõeldud siltide loomiseks. Igal lehel mitu silti.
  • Kataloog – saad andmetest luua andmetest nimekirju.

Vali praegu Kirjad.

Nüüd tuleb lisada kontaktid ehk Postitused>Vali adressaadid.

  • Tipin uue loendi – kasuta, kui andmeid pole ja hakkad neid alles sisestama
  • Kasuta olemasolevat loendit – kasuta, kui sul on andmed kuskil juba olemas
  • Vali Outlooki kontaktidest – kontaktid Outlook meilihaldusprogrammist

Valime Kasuta olemasolevat loendit.

Seejärel leia üles oma kontaktid. Exceli puhul pead valima, millise lehe valid. Antud dokumendi puhul on ainult üks leht “firmad”. Pane tähele all valikut Esimesel andmereal on veerupäised.

Kui andmete sisselugemine õnnestus, siis muutuvad koosteväljad aktiivseks. Kliki Lisa koosteväli valikunoolele ning nimekiri peegeldab andmetabeli veerupealkirjasid.

Lisatud väljad tähistatakse ajalehe jutumärkidega «väli».

See kuidas väljad paistavad näeb, kui vajutad Postitused>Tulemuste eelvaade. Selle kõrval asuvad nooled, kui soovid kerida ja tutvuda teiste kontaktidega.

Hulgikirja lõpetamiseks, tuleb valida, mida soovid nendega teha. Ehk vali Postitused>Vii kooste lõpule.

  • Redigeeri üksikdokumente – igale aadressile luuakse eraldi dokument
  • Prindi dokumendid – saada kõik printerisse
  • Saada meilisõnumid – edasta kõik emailiga

Valime Redigeeri üksikdokumente. Avanenud aknas vali Kõik ja vajuta OK.

Ja seejärel luuakse kõik dokumendid.

Siltide loomine

Siltide loomiseks alusta Postitused>Alusta kirjakoostet>Sildid 

Avanenud aknas saad määrata silditarnija ja tüübi (tootenumber). Kui sa ei tea, mida vajad, siis on võimalus teha ka oma silt (Uus silt). Valime harjutamiseks Euroopa formaadid laiusega 8,5cm.

Pärast sildi valikut tekitab programm sulle suure tabeli, mille jooned on tavaliselt peidetud. Vihje, et tegemist on tabeliga, ilmub menüüsse Tabeliriistad. Lihtsamaks töötegemiseks vali sealt Tabeliriistad>Paigutus>Kuva ruudujooned.

Laeme sisse kontaktid Postitused>Vali adressaadid>Kasuta olemasolevat loendit. Leia andmefail ja vajuta OK.

Seejärel peaks muutuma aktiivseks väljade lisamise nupud. Veendu, et kursor on esimeses lahtris ja lisa soovitud väljad (Postitused>Lisa koosteväli).

Esimeses lahtris oleva tekst vorminda nagu ikka. Kui oled pidev siltide tegija, siis soovitan kasutada laade.

Teistes lahtrites on väljad «Järgmine kirje», sinna peaks tulema kõik andmed järjest. Vali Postitused>Värskenda sildid.

Ja kasuta Postitused>Tulemuste eelvaade, et näha kas tekstid mahuvad kenasti ära või on vaja veel esimest silti vormindada. Kui teed muutatusi, siis ära unusta värskendada silte uuesti.

Eesmärgi lõpetamiseks vali Postitused>Vii kooste lõpule>Redigeeri üksikdokumente.

Reeglite kasutamine

Microsoft Word pakub ka võimalust kasutada kirjakoostes erinevaid reegleid. Näiteks kui koostad arveid ja mõnel on võlad, siis saab neile lisada eraldi teate või soovid mõnda õpilast eraldi kiita. Näitena võtame ühe pisikese tunnistuse, mis kuhu lisame kiituse, kui õpilaste eksamite keskmine tulemus on üle 70 punkti.

Pane kursor soovitud kohta ja vali Postitused>Reeglid>Kui…, siis…, muul juhul…

Avanenud aknas saad seadistada tingimuse. Võtaks siis Keskmine>Suurem kui>70 ja mis tekst lisatakse. Muul juhul teksti jätan täitmata.

Ja nüüd need õpilased, kel oli kõrge keskmine said kiita.

Harjutus 14

Sinu harjutus koosneb kahes hulgikirjast: teatis ja tänukiri. Lae alla vastavad alusdokumendid ja andmeallikad ning salvesta lõpptulemused.

Attachments12

  • hulgikiri

Viimased postitused

Meist

metshein.com on pakkunud juba üle kümne aasta tasuta eestikeelseid infotehnoloogiaga seotud kursusi. Sama kurssi püütakse järgida ka edaspidi. Eesmärk muuta arvutiõpe võimalikult lihtsaks!

metshein.com: parim eestikeelne koolitusportaal

Autorist ja kontakt: kliki siia

Kontrolli tunnistust

Tööribale