Excel 2016 – Andmete sisestamine ja dokumendis liikumine (Harjutus 01)

Andmete sisestamine

Et Excelis midagi toimetada, peab esmalt sisestama mingisugused andmed. Need jagunevad põhimõtteliselt kolmeks:

tekstid
numbrid
valemid ja funktsioonid

Andmete sisestamiseks on oluline jälgida, kus on aktiivne lahter.

Kui oled lõpetanud näiteks teksti sisestamine, siis kinnita oma soov Enter klahviga. Kui tekst on pikem kui lahter, siis kuvatakse see järgmise lahtri peal.

Nagu pildil näete, on tekst sisestatud B3 lahtrisse ja see ulatub C-veergu. Unustada ei tohi, et tekst on ainult B3 lahtris ja C3 on ikkagi tühi. Kirjutades teksti kõrval lahtrisse, siis meie esimene tekst peidetakse.

Kui tekst on liiga pikk, siis on mõttekas veergusid laiemaks muuta. Selleks liikuge hiirekursoriga veerutähiste B ja C vahele, kus hiirekursor muutub ikooniks. Seejärel lohista hiire abil veerg laiemaks.

Numbrite puhul muudetakse veerg vaikimisi laiemaks. Kuid kui number lahtrisse ära ei mahu, siis kuvatakse numbri asemele ####

Andmeteks saab pidada ka erinevaid graafikaelemente nagu pildid, diagrammid, skeemid jne. Kuid nendest natuke hiljem.

Sisestuse kustutamine ja muutmine

Enne kui töö lõplikult valmis on, enne seda tuleb ikka teha mitmesuguseid täiendusi ja parandusi. Neid võimalikke parandusi saab jagada päris mitmesse gruppi.

Väiksemad sisestused on mõtekas lihtsalt üle kirjutada
Andmete levinum viis on teha lahtrile topeltklikk ning teha soovitud muudatused
Kolmanda viisina soovin juhtida tähelepanu valemiribale, kus saad otse lahtri sisu muuta

Aktiivses lahtris olevate andmete kustutamiseks kasuta nii Delete- kui ka Backspace-klahvi.

Automaatne parandus

Microsoft Excelisse on sisseehitatud ka automaatkorrektuuri suvandid, mis peaks vähendama kirjavigade hulka ning lihtsustama pikkade sõnade ja sümbolite kirjutamist.

automaatne sõnade parandus – näiteks kirjuta lahtrisse sõna eila, meloodja või perjood. Pärast Enter-klahvi vajutust parandatakse sõna õigeks: eile,meloodia või periood.
suurtähtede vead – alustades uut lauset kogemata väiketähega, siis Excel muudab kenasti uue lause esitähe suureks. Samas kui alustad kogemata lauset kahe suurtähega, siis muudetakse teine täht väikseks. Proovi näiteks: PÄike paistab. vesi on soe.
sümbolite kiiresitamine – kirjutades lahtrisse (c) või (r), muudab programm need vastavateks sümboliteks © või ®

Sõnad, mida parandatakse, ja teised reeglid asuvad Fail>Suvandid>Õigekeelsuskontroll>Automaatkorrektuuri suvandid…

Avanenud aknas näed teksti sisestamise reegleid ning all asub nimekiri, milliseid sõnu või märke asendatakse. Antud nimekirja on meil võimalik ka ise täiendada. Näiteks lisa Asendatav: hkhk ja Asendaja: Haapsalu Kutsehariduskeskus. Valiku kinnitamiseks vajuta Lisa

Ja nüüd kui soovin kiiresti lisada lahtrisse kooli nime, siis kirjutan lihtsalt hkhk ja see asendatakse kooli täispika nimega. Meeles tasub pidada, et asendused ei toimi, kui asendatav on kaks tähemärki, või suured ja väiksed tähed läbi segamini.

Teksti sisestamine

Suurem osa andmetest saab sisestatud klaviatuuril leiduvate sümbolite abil – tähed, numbrid, kirjavahemärgid jne. Suurte tähtede sisestamiseks hoia all Shift-klahvi. Kolmandate märkide kirjutamiseks saamiseks hoia all AltGr-klahvi.

Iseenesest teksti sisestamine on kõige lihtsam ja meeles tasub pidada mõnda reeglit:

iga sõna vahele käib ainult üks tühik
enne kirjavahemärki tühikut ei panda
kui soovid Excelis samas lahtris mitmele reale kirjutada vajuta trükkimise ajal Alt+Enter

Arvude sisestamine

Numbritega on natuke asi keerulisem. Vastavalt sisestusele saame sisestada erinevat tüüpi arve:

positiivsed arvud
negatiivsed arvud
murrud
komaarvud
erikujulised arvud
- protsent
- valuuta
- nulliga algavad arvud
kuupäevad ja kellaajad

POSITIIVSED ARVUD

Kui sisestada arve, siis positiivsed arvud kuvatakse ilma plussmärgita . Kui me isegi üritame plussmärki sõna ette lisada, siis Excel kaotab selle. Et ikka saada oma tahtmine, tuleb arvule ette lisada ülakoma (‘). Selle lisamisel ülekoma peidetakse ja kuvatakse kõik järgnev.

NB! Ülakoma lisamisel ei käsitleta sisestatud numbrit arvuna.

See tähendab, et antud arvuga matemaatilisi tehteid teha ei saa. Sellest annab märku roheline kolmnurk lahtri ülemises nurgas. Jah tõsi, Microsoft Excel 2010 saab sellega hakkama, aga kui avada see vanema programmiga on kuri karjas.

NEGATIIVSED ARVUD

Negatiivsete arvude lisamiseks kasuta miinusmärki arvu ees

MURRUD

Murdude lisamisel on kindel järjekord:

lisa täisosa
lisa tühik
lisa murru lugeja ja nimetaja, eraldades need kaldkriipsuga

Samamoodi käitu murdudega, millel täisosa puudub. See tähendab, et märgi täisosa nullina. Näiteks murru 1/7 saamiseks trüki 0 1/7.

KOMAARVUD

Komaarvude sisestamiseks kasutame sama koma (,) mis tekstide puhul. Kui teile satub kätte näiteks USA seadistusega arvuti, siis võib komakohta tähistada punkt (.)

Kui komaarv on pikem kui lahtri laius, siis hakkab Excel arve ümardama.

Komakohaga “mängimiseks” muuda veeru laiust või nuppe rohkem kümnendkohti ja vähem kümnendkohti.

ERIKUJULISED ARVUD

Excel võimaldab lahtrisse sisestada ka arve protsendi- (%) ja valuutavormingus (€) ning teostada nendega soovitud tehteid.

Nulli kuvamiseks pead jällegi kasutama ülakoma ning meeles pidama, et ei teostaks sellega matemaatilisi arvutusi.

KUUPÄEVAD JA KELLAAJAD

Kuupäeva lisamiseks kasutame punkti (või kaldkriipse). Kui jätad aasta sisestamata, siis lisatakse käesolev aasta. Kuupäeva kuvamisviise on mitmeid, aga nendest edaspidi.

Kellaaja lisamiseks kasutame koolonit (:)

Kuupäevasid ja kellaaegasid saab omavahel ka kombineerida.

Vihje:

Ctrl+Shift+Semikoolon – lisab hetke kuupäeva

Ctrl+Shift+Koolon – lisab hetke kellaaja

PIKAD ARVUD

Kui arvud lähevad liiga pikaks on kasutajal neid raskem lugeda.

Selle parandamiseks saad arvudesse lisada tuhandete eraldajad. See tähendab, et paremalt lugedes, lisa pärast iga kolme arvu tühik. Teise sagedusega tühikute lisamine, vormindab arvu muidu tekstina.